O mercado de marketing, especialmente nas agências, está passando por uma fase de amadurecimento em termos de gestão da rentabilidade dos contratos. Os contratos e verbas de comunicação que antes eram na casa dos milhões atualmente não são tão expressivos quanto os donos de agências gostariam., fazendo com que a gestão operacional seja um diferencial para as empresas que buscam um crescimento sustentável.
Para ter uma margem de lucro melhor, é fundamental conhecer e aplicar um modelo de gestão de escopo (ou gestão das entregas) na sua empresa. Esse modelo é focado em garantir a satisfação dos clientes, promover a produtividade da equipe e assegurar uma rentabilidade maior dos contratos, especialmente aqueles com fee que possuem entregas recorrentes.
O termo “gestão de escopo” é uma linguagem técnica usada em gestão de projetos. Em palavras simples, é o coração do seu contrato.
O escopo é a descrição do que será entregue regularmente no serviço contratado. O ideal é que ele seja claro e específico em relação à quantidade de peças ou horas dedicadas a aquele cliente.
A gestão do escopo envolve planejar, controlar e garantir que tudo o que foi prometido seja entregue da forma que o cliente espera, com foco na eficiência para assegurar a lucratividade do contrato..
A Importância da Gestão do Escopo (Entregas)
Uma gestão eficaz de escopo se traduz em resultados e pode trazer diversos benefícios, entre eles:
- Aumentar a Margem de Lucro: Um estudo do Project Management Institute (PMI) revela que organizações que implementam práticas sólidas de gestão de entregas tendem a ter um aumento de até 20% na margem de lucro. Isso acontece porque, ao ter um planejamento claro e eficaz, é possível evitar retrabalhos e otimizar o uso de recursos, tornando o processo financeiro mais saudável.
- Entregar Valor Contínuo: Na cultura ágil, sempre se busca entregar valor ao cliente de forma contínua e incremental. Com um escopo claro e revisões periódicas, você pode alinhar as expectativas do cliente e se adaptar rapidamente às suas necessidades.
- Prevenir Sobrecargas e Gastos Extras: Com a gestão das entregas sob controle, o planejamento da capacidade produtiva da equipe se torna muito mais assertivo. Isso ajuda a evitar a sobrecarga dos colaboradores e a necessidade de contratações emergenciais ou o uso excessivo de freelancers, poupando recursos e energia da equipe.
Pontos de Atenção para Garantir Satisfação e Lucratividade
Para assegurar que a gestão das entregas realmente atenda às expectativas e melhore a rentabilidade dos contratos, é crucial prestar atenção a alguns detalhes.
Primeiramente, ter um SLA (Service Level Agreement ou Acordo de Nível de Serviço) bem detalhado no contrato é essencial. O SLA estabelece as expectativas de serviço, como prazos de resposta e qualidade das entregas, e ajuda a evitar mal-entendidos.
Além disso, iniciar um processo de onboarding do cliente é fundamental para alinhar expectativas desde o início. Isso inclui elaborar e compartilhar um cronograma de entregas com datas definidas e deadlines (prazos finais para aprovação), essencial para garantir que todos estejam na mesma página.
Outra prática importante é realizar reuniões recorrentes, que promovem o alinhamento contínuo sobre as entregas e prioridades. Monitorar os indicadores de performance e apresentar mensalmente os resultados das ações para os clientes não só proporciona transparência, mas também demonstra comprometimento com o sucesso do projeto. Além disso, manter boas práticas de comunicação entre agência e cliente, facilitando o fluxo de informações, e avaliar periodicamente a satisfação dos clientes são estratégias que certamente farão a diferença.
Flexibilidade e Adaptação
Se você tem um modelo de gestão de escopo, é mais fácil você se adaptar e negociar com seu cliente as mudanças e flexibilizações necessárias nas entregas.. O mundo do marketing é dinâmico, e as necessidades dos clientes podem mudar rapidamente. Ao estar preparado para essas mudanças e incorporar uma abordagem ágil em seu trabalho, você garante que sua equipe possa se ajustar efetivamente, priorizando as demandas mais relevantes e mantendo a qualidade das entregas. Esse modelo ainda permite você estar atento às necessidades dos seus clientes e oportunidade de incluir estratégicas para oferecer upsell e cross sell para seus clientes.
Se você deseja aprofundar-se ainda mais em como implementar práticas eficazes de gestão de escopo em sua empresa me segue lá no instagram @bernawagnerpro e vamos juntos Fazer Acontecer.
Crédito foto: Freepick
