Há um trecho no clássico desenho “Alice no País das Maravilhas” em que a Alice está caminhando pela floresta, até que chega em uma encruzilhada, onde inúmeros caminhos se apresentam. São vários trechos, estradinhas, placas de orientação e uma menina indecisa sem saber muito bem para onde ir. Eis que sob uma árvore surge o gato. Debochado, irônico e misterioso, pergunta se Alice pode ajudá-lo. Então eles têm o seguinte diálogo:
– Eu só queria saber que caminho tomar, pergunta Alice.
– Isso depende do lugar aonde quer ir, diz o Gato, tranquilamente.
– Realmente não importa, responde Alice.
– Então não importa que caminho tomar, afirma o Gato taxativo.
O grande problema de Alice era não ter em mãos duas informações importantes: o lugar onde estava e aonde gostaria de chegar. Em resumo, quando a gente não sabe para aonde vai, qualquer caminho serve.
E como podemos aplicar esse diálogo nas organizações? Já se deparou com uma situação parecida? Sua empresa se encontra assim? Você não sabe onde sua empresa está e, assim como Alice, não sabe para onde ela vai?
Se suas respostas foram “Sim”, não se assuste! Isso é mais comum do que você pode imaginar entre as empresas. De acordo com estudos do SEBRAE – serviço de apoio às micro e pequenas empresas – “As maiores causas que levam uma empresa a fechar as portas estão ligadas à falta de planejamento e a erros na administração, principalmente nos primeiros anos de vida”.
Porém, é possível sanar esse problema avaliando a situação da sua empresa e definindo onde você quer chegar.
Para lhe auxiliar nesse processo, levantamos algumas metodologias e desenvolvemos uma planilha para download com o passo-a-passo de preenchimento para definir o planejamento da sua empresa.
ETAPA 1 – Situação atual da empresa – “onde você está”
Para analisar a situação da empresa, uma ferramenta utilizada é o diagnóstico estratégico, que procura responder à pergunta básica “qual a real situação da empresa quanto a seus aspectos internos e externos?”, verificando o que a empresa tem em aspectos positivos, regulares ou ruins em seu processo administrativo. Para isso, o empresário deve analisar os ambientes interno e externo da empresa. Uma metodologia utilizada para compilar os pontos do diagnóstico estratégico é a Matriz SWOT, que elenca, no ambiente interno, os pontos fortes e fracos e, no ambiente externo, as oportunidade e ameaças.
Pontos fortes: são as variáveis internas e controláveis que propiciam uma condição favorável para a empresa em relação ao seu ambiente.
Pontos fracos: são as variáveis internas e controláveis que provocam uma situação desfavorável para a empresa em relação ao seu ambiente.
Oportunidades: são as variáveis externas e não controláveis pela empresa que podem criar condições favoráveis, desde que ela tenha condições e/ou interesse de usufruí-las.
Ameaças: são as variáveis externas e não controláveis pela empresa que podem criar condições desfavoráveis a ela.
Após elencar todas os pontos, é importante priorizar, pois quem tem muitas prioridades, acaba por não ter nenhuma.
Para analisar a Matriz SWOT pode-se definir quais são os fatores críticos de sucesso, ou seja, os pontos chave que definem o sucesso ou o fracasso de um objetivo definido por um planejamento de determinada organização. Quando bem definidos, os fatores críticos de sucesso se tornam um ponto de referência para toda a organização em suas atividades voltadas para a sua missão. Leia mais sobre estratégia e gestão no blog da Esag Jr.
Para fazer essa análise, pode-se utilizar uma metodologia para classificar o impacto que cada ponto da Matriz SWOT tem no crescimento da empresa e na satisfação do cliente, conforme a figura a seguir:
Dessa forma, pode-se analisar cada ponto e fazer os seguintes questionamentos nos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças:
- Qual o impacto do “ponto x” sobre o crescimento da empresa? (Baixo, Médio ou Alto)
- Qual o impacto do “ponto x” sobre a satisfação do cliente? (Baixo, Médio ou Alto)
Para facilitar a priorização dos pontos, a classificação na planilha para download, deverá ser feita definindo um valor entre 1 a 10 (1 a 3: Baixo – 4 a 6: Médio – 7 a 10: Alto)
Após o conhecimento da real situação da empresa e o entendimento do mercado que ela está inserida, a segunda etapa é definir onde quer chegar e quais serão os passos necessários para isso.
ETAPA 2 – Defina onde quer chegar
Para definir onde a empresa quer chegar, o empresário poderá definir planos de ação para aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças do ambiente externo, além de potencializar os pontos fortes e amenizar os pontos fracos do ambiente interno.
Uma metodologia para definição de planos de ação é o 5W2H que, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa e responder às seguintes perguntas:
What – O que será feito? (etapas)
Why – Por que será feito? (justificativa)
Where – Onde será feito? (local)
When – Quando será feito? (tempo)
Who – Por quem será feito? (responsabilidade)
How – Como será feito? (método)
How much – Quanto custará fazer? (custo)
É uma ferramenta fácil de ser aplicada e ajudará a empresa a definir seu rumo.
Agora é a sua vez, hora de virar o jogo, faça o download da planilha clicando aqui, analise sua empresa, trace os planos de ação, seja disciplinado na sua aplicação e não pare! O bom administrador está antenado em tudo que acontece, ele não se conforta, busca, incansavelmente, a melhoria de seu negócio. Encare cada plano como um desafio e, com o tempo (Lembre-se, não existe um final, mas, sim, uma visão de longo prazo que se pretende atingir), você vai colher volumosos resultados para seu negócio.
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