Trabalhar com contratos de fee mensal sem um escopo fechado é uma prática comum em muitas agências, mas essa falta de definição clara pode gerar uma série de problemas tanto para as agências quanto para os clientes.
Acredito que, se você trabalha com clientes de escopo aberto já percebeu os impactos que esse tipo de contrato gera na operação e rentabilidade da empresa, certo?
Vamos aprofundar um pouco quais são os principais problemas que podem surgir nessa situação:
- Ambiguidade nas Expectativas: A falta de um escopo claro gera diferentes interpretações sobre entregáveis, resultando em desentendimentos entre a agência e o cliente.
- Sobrecarga de Trabalho: Sem limites claros, os clientes pedem mais do que a equipe pode gerenciar, causando desgaste e comprometendo a qualidade.
- Dificuldade em Medir Resultados: A ausência de um escopo torna difícil para a agência avaliar seu desempenho e justificar resultados ao cliente.
- Cancelamentos de Contratos: A falta de clareza gera tensões na comunicação, dificultando a criação de um relacionamento de confiança.
- Imprevisibilidade de Recursos: Variações significativas na carga de trabalho complicam o planejamento de recursos e podem afetar a produtividade.
- Conflitos de Prioridade: Demandas contínuas tornam complicado priorizar tarefas, levando a ineficiências e atrasos nas entregas.
- Margem de Lucro Reduzida: Pedidos adicionais podem ser vistos como parte do contrato, aumentando a carga de trabalho e reduzindo a margem.
- Desvalorização do Trabalho: Serviços mal precificados podem fazer parecer que os esforços da equipe não são valorizados, afetando a moral.
- Dificuldade em Justificar Aumentos de Preço: Falta de critérios claros dificulta justificar aumentos de preço, mesmo com aumento de custos ou escopo.
- Falta de Planejamento a Longo Prazo: Sem um escopo definido, as agências focam nas demandas imediatas, perdendo oportunidades de estratégias de longo prazo.
Bom, agora que a gente já relembrou tudo que esse tipo de contrato pode causar, vamos abordar quais são as ações que precisam fazer parte do seu modelo de gestão para tornar esse relacionamento saudável e rentável para todos os lados.
Para lidar com a gestão de contratos de fee mensal sem escopo definido e resolver a situação com clientes que já estão mal acostumados, a implementação de práticas de gestão ágil pode ser extremamente benéfica.
Existem formas de você gerenciar seu escopo aberto para manter a rentabilidade do seus contratos. Se você quiser entender como colocar isso em prática me chama no direct do meu instagram @bernawagnerpro que eu vou ter o maior prazer em te orientar como aplicar um passo a passo para esse modelo de gestão na sua agência.
Abaixo, apresento algumas boas práticas tanto para novos clientes como para aqueles que já pertencem à carteira da agência. No Método Proflow você encontra um passo a passo de como realizar todas essas ações.
Método Proflow
- Processo de Onboarding e Kickoff: Realizar uma reunião inicial para definir escopo, entregáveis e prazos ajuda a alinhar expectativas, evitando desentendimentos futuros.
No caso dos clientes antigos, também é possível fazer um alinhamento de expectativas, afinal se eu pago por um bolo de cenoura não posso esperar receber um bolo de casamento. Uma boa prática nessa situação é iniciar pela conversão do escopo em horas.
- Conversão de escopo em horas: Com a conversão do escopo contratado em horas você terá maior facilidade para fazer o monitoramento da carga de trabalho e dessa forma atuar com ações que possam garantir a qualidade nas entregas e a satisfação do cliente.
- Aplicação de Metodologias Ágeis: Utilizar sprints nas metodologias ágeis permite flexibilidade na entrega, ajustando prioridades rapidamente com foco na qualidade.
- Reuniões de Alinhamento Regulares: Implementar reuniões semanais de planejamento e revisões garante a atualização contínua sobre progresso e novas solicitações, mantendo o cliente envolvido.
- Estabelecimento de Metas e Prioridades: Ter clareza sobre objetivos facilita a priorização de tarefas, utilizando um backlog que envolve o cliente na classificação das solicitações.
- Transparência nos Custos e Time: Um modelo de custos claro que mostra a alocação de tempo permite ao cliente perceber o valor das entregas e o retorno do investimento
- Renegociação de Contrato: Conduzir reuniões abertas para revisar contratos pode formalizar escopos definidos e demonstrar os benefícios para a qualidade das entregas.
- Definição de Limites e Diretrizes (SLA): Estabelecer acordo sobre nível de entrega, definindo prazos mínimos, limites para revisões e solicitações adicionais promove a responsabilidade do cliente e ajuda a gerenciar expectativas.
- Educação sobre o Processo: Workshops para ensinar a gestão ágil aos clientes criam empatia e entendimento sobre a importância das práticas implementadas.
- Criação de um Protocolo de Solicitações Urgentes: Definir um protocolo para tratar solicitações urgentes evita pressão por resultados imediatos, garantindo prazos realistas.
- Feedback Contínuo: Um sistema de feedback permite que o cliente compartilhe necessidades e percepções, promovendo melhorias nas práticas de trabalho.
- Proposta de MVP (Produto Mínimo Viável): Sugerir um MVP para novos projetos permite entregas rápidas que atendem à necessidade imediata enquanto possibilitam ajustes futuros.
- Comunicação constante: Manter a comunicação aberta incentiva o cliente a discutir expectativas, criando um ambiente colaborativo e permitindo melhor planejamento da equipe.
Implementar essas estratégias permitirá que as agências se adaptem a contratos de fee mensal com um maior grau de controle e eficiência.
O investimento em gestão ágil não apenas melhora o funcionamento operacional, como pode transformar a relação com clientes, tornando-a mais saudável e rentável.
Se você quer receber um passo a passo de como colocar essas ações em prática, me envie a palavra “escopo” no direct do perfil no instagram @bernawagnerpro e comece a agir para tornar seus contratos mais rentáveis.
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