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Fazer Acontecer | O Poder da Execução.
15 de Abril de 2024

Fazer Acontecer | O Poder da Execução.

Transformando Agências e Departamentos de Marketing.

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Por Berna Wagner 15 de Abril de 2024 | Atualizado 15 de Abril de 2024

Performance é uma palavra que está presente no dia a dia de agências e equipes de marketing. Resultados concretos são o verdadeiro indicador de sucesso, e portanto o poder da execução nunca foi tão valioso no nosso mercado.

Eu costumo falar um “mantra” que diz “mais do que planejar, é preciso executar, a gente só colhe aquilo que executa” 

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A capacidade de transformar planejamentos em campanhas eficazes e resultados tangíveis é o que distingue as equipes de alta performance. 

Mas hoje eu quero compartilhar com vocês como podemos aprimorar nossa execução, superando desafios comuns e aplicando as melhores práticas de gestão ágil com a gestão da produtividade, adaptadas para a nossa realidade de operação.

O método GTD, ou Getting Things Done, apresentado por David Allen é uma abordagem sistemática para organizar, priorizar e fazer acontecer tarefas e projetos. 

Eu adaptei os princípio do GTD com os princípios da gestão ágil e trago aqui algumas maneiras de aplicá-lo em agências e departamentos de marketing:

  1. Capturar: 

GTD: O primeiro passo do GTD envolve capturar tudo o que chama sua atenção. Para equipes de marketing, isso pode ser desde ideias para novas campanhas até feedback de clientes. É fundamental criar rotinas e rituais que a equipe possa incorporar no dia a dia para estabelecer esse modelo de “não deixar escapar nada”. Toda informação deve ser catalogada para uma gestão de conhecimento, análise de performance ou mesmo para um back log de ideias e projetos.

Cultura Ágil: A cultura ágil enfatiza a importância da transparência e da comunicação aberta. Integrando isso ao GTD, equipes podem adotar ferramentas ágeis como quadros Kanban ou softwares de gestão de projetos para capturar ideias e tarefas. Isso permite que todos na equipe vejam o que está sendo capturado em tempo real, estimule eles a serem protagonistas e a colaborarem tanto com a alimentação destas informações, como também na análise deste conteúdo constantemente. 

Exemplo: Uma agência pode usar um quadro Kanban digital, estes recursos estão disponíveis nas principais ferramentas de gestão de projetos para agências e times de marketing, como por exemplo o Ekyte, o Studio ou Monday. No sistema todos os membros da equipe podem adicionar ideias de campanha assim que surgirem, categorizando-as em “Para Discussão”, “Em Análise” ou “Aprovadas para Execução”. Outra opção é trabalharmos com Lições aprendidas e registrar sempre os feedbacks do que pode ou não pode ser feito para cada cliente ou projeto.

  1. Esclarecer: 

GTD: Depois de capturar, o próximo passo é esclarecer o que cada item significa e decidir as ações a serem tomadas. Aqui vem a questão fundamental de decupar o fluxo, entender a complexidade, definir os recursos necessários, criar cronogramas retroativos, identificar os impedimentos que possam travar o processo, e principalmente garantir que todos os envolvidos tenham clareza e acesso a estas informações, para estimular a visão do todo e o foco na solução e colaboração. 

Cultura Ágil: Aqui, a tomada de decisão rápida e o feedback contínuo são fundamentais. Equipes de marketing podem realizar reuniões diárias curtas ou optar pelos Follow up diários (eu expliquei melhor esta parte no artigo da semana passada) para revisar novos itens capturados, esclarecer dúvidas rapidamente e decidir os próximos passos, aplicando o conceito ágil de sprints para definir o que será feito no curto prazo.

Exemplo: Durante uma reunião diária, a equipe decide que uma ideia de campanha capturada deve ser explorada. Eles rapidamente designam tarefas para pesquisa de mercado e criação de um protótipo de campanha para testar a ideia. Aqui é importante que todos os envolvidos tenham ciência do objetivo principal, das etaps, prazos e responsáveis pela execução. 

  1. Organizar: 

GTD: Organizar envolve categorizar as ações decididas, definindo o uso dos recursos, as prioridades e os prazos. Aqui entra a gestão da capacidade produtiva do time, pois invariavelmente temos muitos projetos rodando ao mesmo tempo com a equipe e o Gestor operacional ou Gestor de projetos é que vai ter essa visão do todo para administrar o uso dos recursos e garantir que o ritmo da execução seja mantido conforme planejamento tático realizado (esse assunto aqui quero aprofundar em breve para vocês). Mais uma vez  aqui entra o diferencial de ter um sistema de gestão de projetos para ter essa visibilidade.

Cultura Ágil: Na abordagem ágil, a organização se concentra não só em priorizar tarefas, mas também em manter a flexibilidade para adaptar-se às mudanças. A utilização de métodos ágeis permite que as equipes visualizem o trabalho de forma clara e ajustem as prioridades dinamicamente, mantendo o foco nos objetivos mais críticos.

Exemplo: Utilizar uma matriz de Eisenhower para organizar as prioridades. Essa matriz ajuda a equipe a identificar e priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Eles dividem as tarefas em quatro categorias: “Fazer agora”, “Agendar”, “Delegar” e “Não fazer”. Isso permite que a equipe se concentre nas atividades que realmente impulsionam os resultados, enquanto delega ou elimina tarefas de menor valor. Durante sua reunião semanal de planejamento, a equipe revisa a matriz para ajustar as prioridades com base nas mudanças nas necessidades do cliente ou nos objetivos da campanha, garantindo que estão sempre trabalhando nas tarefas que oferecem o maior impacto.

  1. Refletir: 

GTD: Refletir envolve revisar regularmente e atualizar sua lista de tarefas para garantir que tudo está atualizado e alinhado com seus objetivos. Aqui entra a análise das métricas de performance. Acompanhar diariamente se os resultados estão sendo conforme os indicadores previstos vai dar agilidade e flexibilidade para a mudança de rota, se necessário.

Cultura Ágil: As retrospectivas são uma prática ágil que se alinha perfeitamente com a reflexão do GTD. Essas reuniões permitem que equipes revisem o que funcionou bem, o que pode ser melhorado e como ajustar processos para aumentar a eficácia, além de contribuir com a gestão do conhecimento (lições aprendidas) e com a gestão da qualidade (satisfação dos clientes).

Exemplo: Ao final de cada campanha, a equipe realiza uma retrospectiva para discutir o desempenho da campanha, lições aprendidas e como esses insights podem ser aplicados a projetos futuros.

  1. Engajar: 

GTD: Engajar, no método GTD, significa escolher as próximas ações com confiança, sabendo que o time está trabalhando no que é mais importante. É ter um modelo de gestão que estimule a equipe a querer fazer parte da solução, a se comprometerem com o propósito do que está sendo realizado. 

Cultura Ágil: Na cultura ágil, a ênfase está em direcionar a equipe para trabalhar em tarefas que geram maior valor, alinhadas tanto aos objetivos imediatos (sprint atual) quanto aos objetivos de longo prazo da equipe. A ideia é transformar a equipe de um estado reativo — onde predominam as reclamações sobre problemas — para uma postura proativa e focada em soluções, incentivando a proatividade e uma mentalidade voltada para os resultados.

Exemplo: Diante de um desafio de engajamento em uma campanha de marketing digital, a equipe adota uma sessão de brainstorming para identificar soluções. Utilizando a matriz de Eisenhower, as ideias são priorizadas e um plano de sprint é desenvolvido com metas claras. Check-ins diários mantêm a equipe alinhada e motivada, enquanto uma retrospectiva ao final do sprint avalia o impacto das soluções implementadas. Esse processo não apenas resolve o problema de engajamento, mas também promove uma mudança positiva na mentalidade da equipe.

A execução eficaz é um diferencial competitivo crucial para agências e departamentos de marketing. 

Integrar o GTD com a cultura ágil oferece às empresas uma estrutura robusta para não apenas gerenciar tarefas e projetos de forma eficaz, mas também garantir que estão constantemente alinhados com os objetivos estratégicos e capazes de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado. Essa abordagem combinada maximiza a produtividade e a eficiência, permitindo que as equipes executem suas ideias com sucesso e alcancem resultados notáveis.

Experimente implementar alguns desses princípios orientados hoje e observe a transformação na produtividade e nos resultados da sua equipe. 

Me acompanha lá no instagram @bernawagnerpro e juntos, podemos fazer acontecer e levar nossas operações a novos patamares de sucesso.

 


Foto – Imagem Freepik

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