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A Verdade Sobre as Ferramentas de Gestão de Projetos para Agências e Times de Marketing
29 de Janeiro de 2025

A Verdade Sobre as Ferramentas de Gestão de Projetos para Agências e Times de Marketing

Passo a passo para descobrir se o problema é a ferramenta ou a forma de gestão

Por Berna Wagner 29 de Janeiro de 2025 | Atualizado 29 de Janeiro de 2025

Nos meus 29 anos de carreira, participei de inúmeros projetos em agências e times de marketing, utilizando diversas ferramentas de gestão de tarefas e projetos. Uma coisa que aprendi é que não adianta contratar um “painel da NASA” se você não sabe para que servem todos aqueles botões ou nunca aproveitará todo o potencial da ferramenta. Trocar o sistema de gestão pode ser uma mudança desafiadora e trabalhosa para a equipe, e para que isso realmente funcione, é fundamental seguir alguns passos importantes.

1. Ferramenta Não Faz Milagre

Primeiramente, é crucial entender que nenhuma ferramenta irá fazer milagres. A ferramenta apenas reproduz a forma como sua empresa realmente trabalha. Se o seu modus operandi é o caos, é exatamente esse caos que será refletido pela ferramenta. Antes de considerar a troca de ferramenta, faça um diagnóstico do seu modelo de gestão. Identifique as dificuldades e os desafios de cada setor, assim como os gargalos nos processos. Ter um profissional experiente para conduzir essa análise ajudará a chegar à raiz do problema, em vez de tratar a questão de forma superficial.

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  1. Organizando a Casa

Após identificar os problemas que impedem a eficiência, a produtividade e a rentabilidade da sua empresa, é hora de organizar. Defina o fluxo de processo ideal para cada tipo de serviço ou produto que sua empresa oferece. Essa organização não só dará agilidade e evitará erros, mas também permitirá que seu time atue de forma proativa — sem depender de você para buscar orientações. Aqui, é importante estabelecer padrões para modelos de briefing, checklists, tarefas, projetos e relatórios para acompanhamento de indicadores. Essa etapa de organização será fundamental na definição dos critérios de funcionalidade que a ferramenta de gestão deverá contemplar.

  1. Trabalhando a Mentalidade do Time

Desenvolver a mentalidade do time é essencial. Mudar pode ser desconfortável, mas é um passo necessário para o crescimento. Manter um sistema ineficaz também é ruim; cabe a você escolher qual “desconforto” levará sua empresa mais perto de suas metas. Para que a mudança funcione, o time precisa estar engajado. Compartilhe o motivo pelo qual a troca é necessária, apresentando dados e fatos que demonstrem as dores atuais e os benefícios esperados. Lembre-se de listar os benefícios tanto para a empresa quanto para os colaboradores e clientes.

  1. Levantamento de Requisitos

Antes de começar a pesquisar tipos de ferramentas, faça um levantamento de requisitos (funcionalidades necessárias) com todos os que utilizarão o sistema. Sugiro criar uma planilha para listar as funcionalidades que o sistema deve ter para cada setor. Este é o momento ideal para coletar feedback daqueles que lidam com a ferramenta no dia a dia. Questione-os sobre as funcionalidades que sentem falta na ferramenta atual e que gostariam de abordar na nova.

  1. Pesquisa de Mercado

Ao realizar sua pesquisa de mercado, busque vídeos no YouTube que demonstram as principais funcionalidades das ferramentas. Faça benchmarking para verificar o que outras empresas estão utilizando. Consulte opiniões em grupos ou comunidades relacionadas à sua área. Selecione de 3 a 5 ferramentas para aprofundar sua análise. Entre em contato com as equipes comerciais e compartilhe sua planilha de requisitos. Antes de marcar uma reunião para apresentação da proposta, peça que o fornecedor liste quais funcionalidades da sua planilha não são atendidas pela ferramenta dele, permitindo que você avalie se vale a pena avançar nas reuniões de demonstração.

  1. Avaliando Funcionalidades

Após as reuniões de demonstração, você pode atribuir notas a cada funcionalidade, utilizando um critério simples:

  • 0 – não atende à nossa necessidade
  • 1 – atende de forma muito básica
  • 2 – atende bem
  • 3 – atende com excelência

Essa estrutura de avaliação lhe proporcionará uma visão clara das ferramentas, já que algumas podem ter notas altas em funcionalidades irrelevantes para sua operação e, ao mesmo tempo, notas baixas em recursos cruciais.

  1. Testes com Licenças Gratuitas

Sobre as licenças gratuitas de 7 ou até 30 dias para teste, é melhor utilizá-las após ter uma decisão clara sobre qual ferramenta você deseja adquirir. Esses testes demandam tempo, e é vital focar sua energia na ferramenta que você realmente pretende assinar. Quando você baixa múltiplas opções, acaba não tendo tempo adequado para realizar testes, o que pode levar a avaliações incorretas.

  1. Treinamento e Implantação

Por fim, o trabalho de treinamento da equipe e as configurações adequadas exigem dedicação. Recomenda-se criar um calendário com um passo a passo do projeto de implementação da nova ferramenta, bloqueando um tempo diário em sua agenda para este assunto.

Lembre-se de que é muito provável que surjam sabotadores durante esse processo. É essencial sempre resgatar com o time os motivos que levaram à troca e reforçar a necessidade de persistência para colher os frutos dessa mudança. 

Assim como uma planta, não basta apenas jogar a semente no solo; é necessário regá-la, fornecer nutrientes e podá-la quando necessário — e isso leva tempo.

Eu elaborei um modelo de planilha para a avaliação de ferramentas de gestão de projetos destinado a agências e times de marketing. Se você desejar recebê-la ou trocar ideias sobre esse assunto, não hesite em me chamar no direct do perfil @bernawagnerpro. Vamos juntos fazer acontecer!

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