Ferramentas digitais para inovar a comunicação interna nas empresas

02 de Agosto de 2017

Como tirar proveito de recursos tecnológicos para inovar e otimizar a comunicação interna nas empresas?

por Henrique Augusto*

Em tempos de hiperconectividade, a comunicação é - ou deveria ser - um denominador comum na vida de muita gente. Traçando um paralelo com um recente passado, se em 2010 cerca de 12,5 bilhões de dispositivos como smartphones e tablets estavam conectados, a projeção para 2020 é que esse número alcance a marca de 50 bilhões, de acordo com dados da pesquisa divulgada pelo Cisco Internet Business Solutions Group (IBSG). Estar conectado, portanto, é considerado imprescindível nos grandes centros urbanos e até fora deles. É uma evolução sem volta.

Também é por essa razão que as pessoas estão se comunicando menos pessoalmente. Daí a necessidade em fazer com que, em ambiente digital, seja efetiva e sem ruídos. O objetivo é evitar as famosas “falhas de comunicação” entre outros problemas de maior ou menor complexidade, especialmente quando se envolve negócios. Neste último caso fica a pergunta: como tirar proveito de recursos tecnológicos para inovar e otimizar a comunicação interna nas empresas?

Antes de prosseguir e apontar caminhos, vamos entender as atribuições desse setor com base em dados levantados pelo relatório “State of the Sector 2017”, promovido pela Gatehouse, agência inglesa especializada no segmento. Para mais de 450 respondentes de 400 organizações no mundo inteiro, a comunicação interna é compreendida por 92% dos entrevistados como a área responsável por manter os colaboradores informados sobre as atividades da organização onde atuam. Além disso, 90% também entendem que o setor deve agir estrategicamente para que todos sejam engajados, de modo a alcançar os valores corporativos traçados pelos líderes. O estudo revelou, ainda, que a cada duas empresas, só uma planeja ações na área.

Apostar na tecnologia e na internet para o planejamento de estratégias que vão otimizar a comunicação interna é uma necessidade. Ainda que muitos negócios façam uso de recursos digitais, há uma série de dicas simples e oportunas que muitas vezes são deixadas de lado e podem auxiliar esse processo. A inovação também pode ser feita sem precisar, necessariamente, de algo inteiramente novo. Pode ser a reciclagem de boas práticas que, por desconhecimento ou acomodação, são gradualmente inutilizadas.

Por exemplo, facilitar acesso a arquivos e informações, integrando-os e disponibilizando em repositórios digitais com acesso restrito e visível apenas para os funcionários da empresa, facilita o trabalho de todos. Isso ajuda a automatizar processos, além de reduzir o tempo e energia gastos nas ações que demandam consulta a colaboradores de outros setores ou que trabalham remotamente. Usar e-mails corporativos, estruturados de forma inteligente, que permitam agrupar mensagens por categorias e tópicos, auxilia a organização da comunicação interna e também externa. A medida pode evitar que e-mails deixem de ser esquecidos ou perdidos, principalmente para quem está com a caixa de entrada sempre cheia.

Propor grupos sociais na internet para o compartilhamento de conquistas, tornando este momento uma celebração coletiva e mostrando que, direta ou indiretamente, todos fizeram parte para o alcance desse objetivo, também é outro exemplo de medida a ser adotada e otimizada. Quanto mais canais digitais forem disponibilizados para os colaboradores, mais se promove a comunicação interna. Cria, ainda, o sentimento de pertencimento neles a partir do momento em que estão cientes do que acontece no negócio.

Outro exemplo: ao invés de apostar apenas em circulares impressas, distribuídas nos setores ou fixadas em murais, por que não ser mais efetivo e divulgar a informação por meio de comunicadores instantâneos na internet, seja por texto, áudio ou, ainda o audiovisual? Vai agendar eventos e reuniões e quer evitar que os convidados se esqueçam? Cadastre a atividade em uma agenda digital e envie o convite para que todos os envolvidos também sejam informados. Ainda que algumas dessas medidas já sejam utilizadas, tendem a ser evitadas por profissionais cujo perfil seja mais conservador. Mas é possível mudar essa mentalidade fomentando uma cultura na qual os benefícios dos recursos online sejam enfatizados.

É certo, portanto, que ferramentas digitais melhoram a produtividade e dão mais agilidade às tomadas de decisão. Mas para que esse processo funcione, é preciso: ter uma comunicação transparente com a equipe, consultando todos os envolvidos; manter a comunicação interna e, acima de tudo, criar uma cultura que para que as pessoas façam uso efetivo delas. Essa, afinal, é a chave do jogo.

*Henrique Augusto, CIO e cofundador da Qi Network, especialista em consultoria e arquitetura de soluções em Cloud Computing.